25. August 2020

Wie funktioniert das mit dem Remote Audit?

Anstatt zum Mandanten zu fahren, wird einfach das Notebook eingeschaltet und die digitale Arbeit des Wirtschaftsprüfers kann beginnen.

Beim Remote Audit erfolgt die Prüfung vollständig aus der Ferne. Egal ob zu Hause, im Büro oder Unterwegs, Hauptsache es gibt Internet.

Zum Einsatz kommen Web Meeting Tools, Cloud Plattformen und andere digitale Kommunikationswege – natürlich auch E-Mail.

Beide Seiten – Prüfer und Mandant – sind durch ein Remote Audit flexibler in der Gestaltung des Tagesablaufs und nicht mehr an bestimmte  Bürozeiten gebunden. Außerdem muss der Mandant keine Räumlichkeiten mehr bereitstellen.

Wie eine Pandemie die Welt verändert

Wenn eine Pandemie wie Corona die Welt im Griff hat und alte Gewohnheiten von heute auf morgen abgelegt werden müssen, dann ist das, als wenn Samen auf trockenen Boden fallen.

Sie werden einfach durch den Wind fortgetragen – Ziellos – ohne Halt.

Doch hier und da schaffen es manche, sich in fruchtbare Erde zu betten.

Langsam entstehen kleine Pflanzen, die nur auf den Regen warten, um weiter zu wachsen und am Ende in schönster Pracht zu erblühen.

Haben Wirtschaftsprüfer die Chance ergriffen, zu wachsen?

Auch wir Prüfer mussten unsere Gewohnheiten und Arbeitsweisen umstellen.

Weil nun viele wieder zum Status Quo, d.h. zurück in Ihr Büro zurückkehren, stellt sich die Frage – was haben wir Wirtschaftsprüfer aus der Situation gemacht?

Unsere Arbeit ist ja, Zahlen und Unterlagen zu prüfen. Dazu sind wir alle Jahre wieder zum Mandanten gefahren, haben uns in ein Büro gesetzt und das Notebook eingeschaltet – aus Gewohnheit, um Präsent zu sein – natürlich aber auch, um sich mit den Menschen dort nett zu unterhalten.

Die Prüfung selbst ist schon seit einigen Jahren digital, das heißt vor allem Papierlos.

Prüfungssoftware, Austausch von Daten + Belegen über die Cloud, Kommunikation per Mail oder Telco – alles passiert bereits Online. Gerade auch, weil viele Unternehmen selbst ein Interesse an digitalen Workflows haben – keiner will mehr stundenlang am Kopierer stehen und Xmal getackerte Rechnungen auseinander nehmen.

Jetzt kam die Pandemie, der Lockdown – und alle Präsenztermine wurden abgesagt.

War das für uns Prüfer schlimm – nein!

Trotz aller Begleiterscheinungen ist die Pandemie für Prüfer zum fruchtbaren Boden geworden, um Dinge zu ändern. Wir müssen nicht physisch Präsent sein, die digitalen Kanäle funktionieren auch zu Hause – nur den Kaffee genießt man manchmal lieber mit anderen Menschen abseits des eigenen Haushalts.

Remote Audit

Remote Audit von zu Hause funktioniert – spart Reisezeit, ist gut für die Umwelt und schafft Flexibilität.

Der Samen beginnt aber nur zu wachsen, wenn die Gelegenheit erkannt wird und das nötige Vertrauen besteht

• in seine Mitarbeiter, dass diese Ihren Teil der Arbeit auch ohne Überwachung vom Chef leisten
• in den Mandanten, dass dieser die Arbeit trotz fehlender Präsenz honoriert und seine Rechnung beanstandungslos bezahlt
• in sich selbst, sich nicht ständig von Dingen des Haushalts ablenken zu lassen

Remote Audit erfordern, den Prüfungsablauf neu zu überdenken. Am Ende zählt nur eines – es gibt Arbeit und die muss in einer bestimmten Zeit getan werden.

Wie und Wann – Arbeitszeit im Remote Audit

Das WIE ändert sich im Grunde bei Inventurbeobachtungen und IKS Prüfungen.

IKS Aufnahmen sind zwar schwierig zu koordinieren, aber sie funktionieren auch aus der Ferne – Interviews per Web Meeting, Teilen des Bildschirms oder Fotos von Papierunterlagen mit Handzeichen zur Freigabe. Trotzdem sind IKS Prüfungen wegen der menschlichen Interaktion besser real zu gestalten, um den anderen richtig wahrzunehmen. Bei einem Video Call gehen einfach zu viele Signale verloren oder können falsch interpretiert werden.

Mit Inventurbeobachtungen per Kamera – sei es an einer Drohne oder das Smartphone vom Werksleiter – können zwar Lagerfächer überprüft werden ohne sich schmutzig zu machen, doch was passiert im Hintergrund? Inventuren haben auch den Zweck, das Gesamtbild des Lagers, der Maschinen aber auch der Mitarbeiter zu erfassen. Das erfordert menschliche Präsenz, alles andere ist nur Notlösung im Einzelfall.

Das WANN steht für großen Freiraum. Manch einer ist um 6:00 Uhr früh Online, der andere immer mal wieder, manchmal auch nachts um 2:00 Uhr, der Dritte pünktlich von 8:00 bis 17:00 Uhr.

Allen gemeinsam ist, dass die Arbeit des Tages  am besten zu festen Web Meeting Zeiten besprochen wird und der Verantwortliche sich auch aktiv einen Status einholt. Dann heißt es aber, die Kollegen erst einmal laufen zu lassen. Wer trotzdem mal fragen hat, dem sollte ein Teams Kanal oder das gute alte Telefon immer offen stehen.

Zu Guter letzt gilt, dass sich Motivation und Arbeitseinsatz nicht an der Zeit bemessen, die jemand vor dem Notebook sitzt. Gerade im Remote Audit und Homeoffice zählen die Arbeitsergebnisse!

Arbeitszeigesetz

Halt da gibt es noch etwas – ein Samen, der wohl Jahre braucht um zu erblühen ist der von Politik, Verwaltung und Gesetzgebung.

Das Arbeitszeitgesetzt besagt in § 3 ArbZG, mehr als 8 Stunden pro Tag sind nur in Ausnahmefällen erlaubt, wenn viel zu tun ist.

Heißt während der Prüfungszeit maximal 10 h pro Tag und die Überstunden sind in den nächsten 6 Monaten abzufeiern.

Spätestens bei § 5 ArbZG – der Ruhezeit – gibt es zumindest aus Sicht des Arbeitgebers einen deutlichen Dämpfer für die Flexibilität. Schließlich sind 11h ununterbrochene Ruhezeit gerechnet ab Beendigung der letzten Tätigkeit schon recht lang. Wer um 22 Uhr, nachdem die Kinder schlafen, noch eben etwas erledigt, der darf erst wieder ab 9:00 Uhr weitermachen.

Das positive – das Arbeitszeitgesetz ist ein Schutzrecht zugunsten des Mitarbeiters!

Digitale Führung

Digitale Führung funktioniert etwas anders als im Büroalltag. Der Verantwortliche hat immer diesen blinden Fleck – das ungute Gefühl

• was machen die Kollegen
• warum stellt denn keiner Fragen
• trägt Herr Meier gerade eine Hose

Digital Leadership beginnt mit einem Vertrauensvorschuss in die Kollegen gefolgt von regelmäßigem informieren – aber auch Informationen teilen.

Remote Audit – wenn der Sitz des Kunden keine Rolle mehr spielt

Wir Wirtschaftsprüfer wissen nun, dass Remote Audit und Homeoffice funktionieren.

Es wird sich zeigen, wer jetzt die Gelegenheit nutzt und Remote weiterarbeitet und wer wieder in alte Gewohnheiten zurückfällt.

Übrigens – bei auditbee arbeite ich nahezu ausschließlich Remote.

Demo, Trainings, Support – alles funktioniert per Web. Wo der Kunde sitzt – ob in Berlin, Stuttgart oder München – spielt keine Rolle.