18. April 2021

RPA in der Wirtschaftsprüfung

RPA = Automatisierung = zeitliche Entlastung von Fachkräften

Diese Formel sagt bereits vieles aus. Der Einsatz von RPA rentiert sich in der Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und internen Revision bei einer Vielzahl an

• regelmäßig wiederkehrenden
• strukturierten
• wenig komplexen Prozessen

Gerade bei Tätigkeiten wie

• der Übertragung von Daten aus einem System in ein anderes (Prüfungs-/Buchhaltungsprogramm -> Excel, Planungs-/Konsolidierungstool, etc)
• dem Abgleich von Daten aus verschiedenen Quellen (Materialwirtschaft vs. Excel-Bestandsliste, Haupt- vs. Nebenbuch)
• der Gewinnung von Daten (Extraktion aus Webseiten, Auslesen von PDF Rechnungen mit OCR + ML Klassifizierung)
• der Verarbeitung und Transformation von Daten (Konvertierung von Excel, Zusammenstellen von Übersichten, etc)

kann ein Robot sein volles Potential entfalten – und damit seine Investitionskosten in überschaubarer Zeit wieder einspielen.

Was bedeutet das für MitarbeiterInnen in Kanzleien, im Rechnungswesen, Einkauf oder Vertrieb?

• ihnen wird Arbeit abgenommen => durch die voll automatisierte Abarbeitung im Hintergrund (unattended robot) etwa von eintönigen Click-Copy-Paste Aktivitäten
• der Robot bereitet komplexere Arbeiten vor => RPA als virtueller Assistent, der z.B. Excel konvertiert und Dokumente ausliest

Doch es gibt noch einen weiteren bedeutenden Faktor, warum RPA auch in der Wirtschaftsprüfung relevant wird.

 

IKS Prüfung bei Unternehmen, die rechnungslegungsrelevante Prozesse und Kontrollen durch RPA automatisiert haben 

Was mach eigentlich der Prüfer, wenn z.B. die Rechnungseingangsprüfung nicht mehr durch einen Menschen, sondern durch einen Robot erfolgt?

Menschliche Aktivitäten wie das Einsehen von Rechnungen und Abgleichen mit Auftrag und Lieferschein, lassen sich nachvollziehen und hinterlassen regelmäßig eine Fußspur, z.B. Einträge in Log Files, Kontierungsvermerke, Freigabezeichen.

Die Rechnungsprüfung ist eine wichtige Kontrolle und sollte jährlich im Rahmen der Aufnahme und Beurteilung des Internen Kontrollsystems (IKS) überprüft werden. Prüfungsnachweise sind üblicherweise Befragungen und die Einsicht in oben genannte Kontrollhandlungen.

Durch den Einsatz von RPA verliert sich jedoch die Fährte, weil der Robot einen vermeintlich stummen Dienst verrichtet. Rechnungen werden direkt an der Quelle beim Posteingang abgeholt und dann innerhalb der RPA Software verarbeitet. Das Ergebnis der Prüfung ist dann ein True or False. Mit dieser Entscheidung ist wiederum der nächste Robot verknüpft.

Die Herausforderung für den Prüfer sind ziemlich erdrückend – er muss einerseits das RPA Umfeld aufnehmen und andererseits beurteilen, ob der Robot verlässlich zu einer Entscheidungsfindung kommt.

Keine leichte Aufgabe – auch nicht für jeden IT-Prüfer. Dieser kann zwar bei technischen Fragen hinsichtlich der Zugriffsrechte, Benutzerverwaltung und anderer IT Schnittmengen weiterhelfen. Doch RPA ist nicht nur ein IT, sondern gerade auch grundlegendes Prozessthema. Das Bedeutet, Prüfer benötigen eine besondere Expertise, um den Einsatz von RPA beim Mandanten angemessen überprüfen zu können. Aufgrund der Komplexität werden daher neben dem IT-Prüfer zukünftig auch spezialisierte Audit-Service Provider wie robobee zur Unterstützung benötigt, um die berufsrechtlichen Anforderungen hinsichtlich der Aufbau und Funktionsprüfungen in Bezug auf den Einsatz von RPA zu erfüllen.

 

RPA = digitale Prozesse = digitales Mindset

Jeder Prüfer und jedes Unternehmen kann RPA sofort einsetzen – ohne irgendetwas an den eigenen Strukturen zu ändern.

Wer ins kalte Wasser geworfen wird lernt zu schwimmen – oder geht unter. Die Wahrscheinlichkeit für ein Scheitern der RPA Implementierung ohne angemessener Vorbereitung ist jedoch recht hoch, belegt durch einige Studien und Befragungen. Der Grund ist die oft mangelnde Kompatibilität zwischen Technologie und dem Mindset der Organisation und den Verantwortlichen.

Die Einführung von RPA bedeutet nicht nur, eine weitere Software zu kaufen. RPA ist eine Technologie, die sich im tiefsten Fundament eines Unternehmens bzw. Kanzlei verankern muss, weil RPA dazu führt, dass Prozesse nicht nur überdacht, sondern neu gedacht werden müssen. Das fängt bei kleinen Änderungen wie einem eigenen Postfach für den Rechnungseingang an und führt zu größeren Verwerfungen bisheriger Gewohnheiten.

Jeder Prüfer und jedes Unternehmen sollte RPA sofort einsetzen – aber dabei Gleichzeitig sämtliche Prozesse und Strukturen zuerst überdenken (“ReThinking”) und im Zuge der RPA Entwicklung den digitalen Möglichkeiten anpassen (“ReDesign”).

Nur mit solch einer Haltung lässt sich RPA nicht nur als Pilot, sondern Unternehmens- und Kanzleiübergreifend integrieren.

 

robobee’s – standardisierte RPA Tools für die Wirtschaftsprüfung und mittelständische Unternehmen

Unternehmen und Kanzleien sollten von Beginn an für die Einrichtung der RPA Governance, der Entwicklung von Robots und deren Implementierung einen RPA Partner hinzuziehen, der langfristig die RPA Strategie und Umsetzung begleitet.

robobee entwickelt vor allem standardisierte RPA Robots für die Wirtschaftsprüfung und mittelständische Unternehmen. Die Erfahrung hierzu stammt aus der eigenen Tätigkeit als Wirtschaftsprüfer verbunden mit der Leidenschaft für RPA und Datenanalyse.

Die Entwicklung von Robots ist die anspruchsvollste Arbeit und bindet viele Ressourcen. Deswegen entlastet der Einkauf standardisierter Robots viele Unternehmen und ermöglicht oft erst einen professionellen Zugang zu RPA, weil dieser häufig daran scheitert, dass nur wenige geeignete RPA Developer in Deutschland existieren. Die Herausforderungen des ReThinking, ReDesign und der notwenigen Veränderung des Mindsets bleiben jedoch auch bei dem Zukauf von RPA bestehen.

 

Wer jetzt mehr wissen möchte, der findet ihr am Ende ein paar Demo Videos, wie RPA in der Praxis aussehen kann: robobee

Übrigens – robobee entwickelt standardisierte RPA Lösungen für die Wirtschaftsprüfung und begleitet den Aufbau der RPA Governance. Bei Interesse gerne hier einen Termin auswählen etermin.net/auditbee