Du kannst mich nicht anfassen und trotzdem bin ich überall verfügbar – was bin ich?

Um diese Frage geht es in der dreiteiligen Serie zum Thema Digitalisierung – angefangen beim Unternehmen und den Rahmenbedingungen.

Technologie und innere Einstellung – das brauchen Unternehmen zur Digitalisierung

Digitalisierung steht für Veränderung – wie wir arbeiten, unsere Freizeit verbringen, konsumieren und auch Kontakte knüpfen. Wir können Büro-Arbeit von überall aus erledigen, Technologieunternehmen sind die wertvollsten Firmen der Welt und anstatt Gold werden Bitcoins geschürft. Das sind nur ein paar Gründe, die verdeutlichen, warum Digitalisierung oberste Priorität von CEO’s – aber auch Anspruch aller MitarbeiterInnen sein muss.

Digitalisierung bezeichnet die Transformation von analogen, d.h. greifbaren Dingen wie Papier in etwas, dass zwar in Byte messbar und auch speicherbar, aber ansonsten unsichtbar ist. Gemeint ist die Generierung von Daten als Ersatz physischer Objekte sowie deren systemübergreifende Nutzung.

Der Wandel zu einem digitalisierten Unternehmen lässt sich durch zwei interne Reifegrade beschreiben:

1. die technische Ausstattung (Cloud, Devices, Netzwerk), eingesetzte Software und interne Vernetzung
2. die innere Einstellung aller Beteiligten, zeitgemäße Technologien nutzen und digital agieren zu wollen

Mangelt es an einem, gelingt die Transformation nicht. Jede Technik ist nutzlos, wenn sie mangels Motivation und Interesse nicht oder falsch eingesetzt wird. Scheitert es dagegen am richtigen IT-Umfeld oder existiert nur eine Technologie Insel, dann sind manuelle Tätigkeiten zur Erfassung, Übertragung und Abstimmung erforderlich, Fehler können entstehen und im schlimmsten Fall führt veraltete oder analoge Technik zum Verlust wichtiger MitarbeiterInnen.

Externe Vernetzung mit Kunden, Lieferanten und dem Steuerberater

Ein externer Reifegrad ist die Vernetzung mit Kunden, Lieferanten (EDI) aber auch mit Anlagen und Maschinen (Industrie 4.0). Die Vorteile eines automatisierten Datenaustauschs sind zwar für beide Seiten enorm, doch in der Praxis gibt es viele Gründe – Systemvielfalt, fehlende Standards. notwendige Abstimmung etc – die eine Anbindung hindern.

Anstatt einer direkten Vernetzung gibt es alternativ Plattformen, die den Datenaustausch erleichtern. Ein Beispiel ist DATEV Unternehmen Online (DUO) für die Buchhaltung. Über DUO werden eingescannte Belege mittels OCR ausgelesen. Die hierbei generierten Daten stehen dann dem Steuerberater und Unternehmen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Einen Standard gibt ist seit neuestem im Bereich der elektronischen Rechnung, zumindest bei öffentlichen Aufträgen – die XRechnung. Hierbei handelt es sich um einen strukturierten Datensatz im XML Format, der jedoch für den Menschen nicht lesbar ist.

Ein Apfel wird zum Inbegriff der Digitalisierung

Jeder von uns trägt es bei sich und es ist zum Inbegriff der Digitalisierung geworden – das Smartphone! Damit lassen sich sehr viele tägliche Aufgaben organisieren (Mail, To-Do, OneNote), Kunden managen (CRM, Teams, Social Media) oder Belege scannen (Foto, Lens). Digitalisierung beginnt konsequenter weise damit, das Smartphone in sämtliche Unternehmensbereiche einzubinden!

Jeder Mitarbeiter sollte die Möglichkeiten haben,

• Belege umgehend per App einzuscannen, diese zugänglich in der Cloud abzulegen oder sogar einen automatisierten Workflow anzustoßen (Reisekostenabrechnung, Rechnungseingang)
• per Teams und Co zu kommunizieren, weil hierüber nicht nur telefoniert, sondern Informationen geteilt und Missverständnisse sofort ausgeräumt werden können.
• Geschäftliches zB Notizen von Kundengesprächen direkt über geeignete CRM Tools wie Pipedrive zu erfassen und zu teilen

Technik aus der Cloud

Digitalisierung erfordert zeitgemäße Server-Ausstattung – und die kommt heute aus der Cloud! Im engeren Sinne meint dies technische Ressourcen in einem fremden Rechenzentrum, die über das Web bezogen werden (RZ der DATEV, AWS von Amazon, Azure von Microsoft).

Gründe für die Cloud gibt es viele – 24/7 Verfügbarkeit, Skalierbarkeit, aktuelle Hardware… sogar Apple hat 2019 monatlich ca 30Mio USD für seine Dienste Apple Pay, App Store und iCloud an Amazon gezahlt.

Software as a Service (SaaS)

Cloud im weiteren Sinne umfasst Software, die über den Webbrowser oder als App genutzt wird (SaaS). Office 365, Pipedrive CRM, Nextcloud und auch auditbee – die Vorteile von SaaS Lösungen sind die Verfügbarkeit sowie On-Off Möglichkeiten – Unternehmen binden sich nicht langfristig durch hohe Investitionskosten, sondern je nach Bedarf nur für einzelne Monate bis zu einem Jahr.

Grundsätzlich ist die Integration verschiedener Software und Datenquellen aus dem Netz per Schnittstelle (API) das erstrebenswerte Ziel jeder Digitalisierung, um einen automatisierten, barrierefreien Datenfluss zu ermöglichen. Dies gelingt vielen Apps bereits und auch zur DATEV bieten viele Systemhersteller Schnittstelen.

Apps – digitale Werkzeuge

Früher wurden in einer Software möglichst viele Funktionen in der breite und tiefe programmiert, so dass der Code immer komplexer wurde. Apps basieren dagegen auf einer modernen Art der Programmentwicklung. Anstatt viele Funktionen in einem Tool zu vereinen, ist eine App wie ein Werkzeug nur für bestimmte Dinge zu gebrauchen. Die Entwicklung ist dafür deutlich schneller, anpassbarer und bedarfsgerechter. Den scheinbaren Nachteil können Apps durch einen modularen Aufbau ausgleichen. Wie einzelne Bausteine lässt sich der Funktionsumfang über die Integration anderer Apps beliebig erweitern.

Microsoft hat es wie kein anderer Anbieter verstanden, seine Apps zu integrieren. Notizen aus OneNote, Kontakte etc können beispielsweise direkt in Teams App genutzt werden. Office 365 übernimmt daher eine führende Rolle in der Digitalisierung von Vertrieb, Verwaltung und Einkauf.

Ein weiteres Beispiel ist das CRM Tool Pipedrive. Das Kundenmanagement erfolgt per App auf dem Smartphone mit Zugriff auf Kontakte, Telefon und Kamera sowie einer Notizfunktion. Alle wichtigen Details werden direkt in der Cloud gespeichert, sind für bestimmte Gruppen einsehbar und es existieren Schnittstelle zu anderen Systemen. So schafft das Tool als mobiles Vertriebsbüro eine enorme Transparenz für das gesamte Unternehmen, organisiert das Kundenmanagement und dokumentiert wichtige Meilensteine mit Kunden.

Mobile Devices

Die Zeiten von Desktop PC’s sind vorbei und selbst das Notebook ist nicht mehr mobil genug. Neben dem Smartphone sollte stattdessen ein Microsoft Surface zur Grundausstattung gehören! Die Verbindung von Tablet und Windows Betriebssystem sowie der Möglichkeit, mit dem Stift Notizen digital zu erfassen und in Teams zu teilen, macht es sehr flexibel und ist daher unverzichtbar, um MitarbeiterInnen ein mobiles Arbeiten zu ermöglichen.

Beispiel Inventurbeobachtung: Ein Prüfer kann mit dem Surface Fotos und Videos vom Lager aufnehmen, mit dem Stift Notizen in OneNote machen und direkt per Remote Zugriff die Prüfer-Checklisten im System bearbeiten. Im Büro an die Dockingstation angeschlossen funktioniert das Surface wie ein Desktop PC.

Innere Einstellung

Es gibt Menschen, die sich nicht gerne mit Technik beschäftigen aus Angst, etwas falsch oder kaputt zu machen, manche auch einfach nur aus Gewohnheit. Andere dagegen sind immer offen für neue Technologie und wollen diese gleich ausprobieren (Tekkies).

Für die Digitalisierung eines Unternehmens gilt es, begleitend durch einen Change Prozess das richtige Maß zu finden, zum einen Ängste Schrittweise abzubauen aber zum anderen Tekkies frühzeitig im Rahmen von Pilotprojekten als Key-User einzubinden. Ziel des Change Prozesses sollte eine intrinsische Motivation aller Beteiligten sein, damit die Technik auch nachhaltig von allen angewendet wird.

Hinsichtlich technischer Neuheiten sollte sich kein Unternehmen den Wünschen seiner Mitarbeiter verschließen, sondern Hard- und Software frühzeitig durch die IT und der jeweiligen Fachabteilung prüfen lassen. Ideen, Wünsche und konkrete Lösungen lassen sich dabei ebenfalls sehr gut über Apps im Unternehmen digital und anonym teilen.

Zusammenfassung und Ausblick

Die Digitalisierung ist ein revolvierender Prozess, bei dem es keinen starren Startpunkt und schon gar kein Ende gibt. Unternehmen müssen sich immer den vielen Veränderungen gerade durch das Smartphone und der Vermischung des Tagesablaufs bewusst sein. Hierdurch ist der Beruf Teil des Privatlebens geworden (Erreichbarkeit, Bring your own device BYOD) und auch während der Arbeit gibt es Privates zu organisieren. Das hegt den Wunsch vieler MitarbeiterInnen, im Unternehmen digital so agieren zu können, wie sie es bereits im Privaten gewohnt sind.

Belege einzuscannen und in einem Dokumentenmanagementsystem für alle verfügbar abzulegen ist nur der Anfang.

Das Ziel jeder Digitalisierung muss sein, dass Daten möglichst barrierefrei durch die Prozesse und Systeme fließen können, Stammdaten wie Kontakte nur einmalig erfasst werden müssen und Belege für die Beteiligten leicht verfügbar sind.

Die Digitalisierung beginnt für viele Unternehmen damit, Daten aus analogen Objekten zu gewinnen insbesondere Belege einzuscannen und mit OCR auszulesen. Mit stetiger Einbindung der Geschäftspartner und Plattformen entstehen am Ende barrierefreie, automatisierte Datenströme, die zeitnah, richtig und vollständig in der Finanzbuchhaltung münden.