1. Juni 2021

Was ist RPA?

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie vorrangig zur Verarbeitung von Daten und Ausführung digitaler Prozesse. Eine Komponente jeder RPA Implementierung besteht darin, geeignete Prozesse in der Art neu zu designen, dass der Software-Roboter (Bot) den Prozess automatisiert ausführen und relevante Daten an nachgelagerte Prozesse weitergeben kann. Ein auf RPA basierter Bot kann u.a. die menschlichen Aktionen in jeglicher Software (klicken, kopieren, einfügen, etc) übernehmen. Er ist damit eine Art “virtueller Assistent” mit der Aufgabe, den Menschen bei Routineaufgaben zu unterstützen, Daten aus verschiedenen Quellen effizient zu gewinnen und zu verarbeiten.

RPA – bzw. der Robot – besteht aus einer vorgegebenen Abfolge von Aktivitäten. So wird ihm beigebracht:

• selbständig auf verschiedene Software zuzugreifen
• diese anhand des User Interfaces (UI) zu bedienen
• die gewonnenen Daten an anderer Stelle zu verwenden und miteinander zu kombinieren (Excel, Webbrowser, Outlook, SAP, Caseware, etc.)

Die klassischen RPA Techniken (Screen Scrapping, Imitierung von Maus- und Tastatureingaben) werden bereits seit einigen Jahren mit gängigen Programmiersprachen umgesetzt. Deswegen ist RPA als Oberbegriff nicht nur eine Software, sondern eine Technologie, die Unternehmen sehr viele Möglichkeiten zur Digitalisierung und kreativen Automatisierung von Prozessen bietet. Mit der RPA Software von UiPath lassen sich sogar Machine Learning Funktionen integrieren, wodurch die Robots noch “intelligenter” werden.

RPA ist als Technologie zum Synonym für die Automatisierung von Prozessen und damit auch zum wichtigsten Baustein jeder Digitalisierungsstrategie geworden.

Technologie und RPA Governance

UiPath ist Marktführer für RPA Software aber auch Microsoft hat mit Power Automate eine eigene App. Allen gemein ist – es handelt es sich um Low Code Lösungen mit dem Ziel, RPA der breiten Masse zugänglich zu machen. Low Code bedeutet, dass diese Form des RPA keine tiefen Programmierkenntnisse und damit die IT erfordert, um Robots einzurichten und bedienen zu können. Auch Tech-Interessierte in sämtlichen Fachabteilungen können sich dank der starken Community selbständig RPA Wissen aneignen und Robots entwickeln.

Doch damit die Robots nicht unkontrolliert unternehmensrelevante Prozesse übernehmen bedarf es frühzeitig einer unternehmensweiten RPA Governance, d.h. Richtlinien, Rahmenbedingungen und Verantwortlichkeiten. Besonders aus Sicht eines Prüfers und der Revision ist zu beachten, dass der Robot als eigenständiger User regelmäßig weitreichende Rechte erhalten muss, um seine vielfältigen Aufgaben erledigen zu können.

Doch auch Robots können an manchen Punkten aus der Bahn geraten und so zu einem Abbruch der Verarbeitung führen. Unerwartete Update Meldungen, statische Selektoren, Änderungen der UI – es gibt viele Faktoren, die bei der RPA Entwicklung berücksichtigt werden müssen, um die fehlerfreie Abarbeitung des Prozesses zu gewährleisten.

Bei RPA Governance geht es vor allem um das Bewusstsein, dass auch der Einsatz von RPA bedeutsame Risiken in sich bergen kann!

Bei der Automatisierung von Massendatenverarbeitungen können sich Fehler schneller unentdeckt vervielfachen. Bei sensiblen Prozessschritten wie der Stammdatenerfassung werden Personendaten vielleicht in falsche Felder eingetragen, wenn die Selektion zu unpräzise ist oder sich das UI ändert. Solche bedeutsamen Risiken aus dem Einsatz von RPA sollten daher stets:

• im Rahmen der RPA Governance definiert
• in der Entwicklung erkannt und minimiert
• in der Revision fortlaufend überwacht werden

Um Risiken zu vermeiden, zumindest aber zu verringern und aufzudecken, sind einige Grundsätze und Praktiken als Bestandteil der RPA Governance zu definieren, beispielsweise:

in der Entwicklung

• best practice Ansätze
• Testen, Testen, Testen
• modulare, lineare RPA Gestaltung – zwei kleine, standardisierte Robots miteinander zu verbinden ist besser als einen großen, komplexen robot mit vielen Abzweigungen und Verschachtelungen zu entwickeln
• langfristige Begleitung der Umsetzung durch RPA Partner wie robobee – dem RPA Lösungspartner für die Wirtschaftsprüfung und Revision
• Einsatz von Variablen und dynamische Selektoren
• kontinuierliche Updates der Robots angesichts der schnell ansteigenden Lernkurve

im Praxiseinsatz

• stetiges Monitoring u.a. zur Sicherstellung der vollständigen Verarbeitung
• stichprobenmäßige Kontrolle der Ergebnisse zur Sicherstellung der richtigen Verarbeitung
• Analyse von Abbrüchen – stetige Optimierung des Robots
• unabhängigen Kontrollen durch die Interne Revision
• untaugliche oder nicht verwendete Robots konsequent beerdigen und aus Fehlern lernen

RPA Mindset

Aufgrund der Low Code Entwicklung entstehen Robots nicht nur in der IT!

Tech interessierte Mitarbeiter in allen Fachabteilungen lernen, für ihre täglichen Aufgaben selbst eigene Robots zu entwickeln. Dieses RPA Mindset hat positive Effekte, da die Robot Entwicklung eng mit den fachlichen Aufgaben verbunden wird. Außerdem wird die IT entlastet und es entsteht nicht so schnell ein Engpass in der RPA Entwicklung.

Allerdings kann diese bereichsübergreifende Arbeitsteilung auch zu unklaren Verantwortlichkeiten und einem unkontrollierten Wildwuchs führen. Deshalb hat die RPA Governance verständliche und grundlegende Regeln zu umfassen, die einerseits die Entwicklung eines RPA Mindsets und RPA Kultur fördern – so dass jeder Mitarbeiter seinen virtuellen Assistenten haben kann. Andererseits müssen die Regeln auch Risiken verringern und Verantwortlichkeiten definieren.

Beispielsweise sollte die IT als professional Expert grundsätzlich verantwortlich für die RPA Implementierung sowie die periodische Wartung und Reparatur der Robots sein, weil RPA trotz Low Code ab einem bestimmten Punkt doch ein tieferes IT-Verständnis und Kenntnis der relevanten IT-Sprachen bedarf. Sie sollte jeden Robot grundsätzlich nach bestimmten Kriterien abnehmen und umfangreich testen, bevor dieser in der Produktivumgebung implementiert wird.

Der Wert von RPA

Wo Licht ist, da ist auch Schatten. Was passiert beispielsweise, wenn sich durch Updates die Oberfläche der zu bedienenden Software ändert?

Eine Änderung des User Interfaces kann dazu führen, dass der Robot angepasst werden muss.  Diese Aussage stimmt, verleitet jedoch manche Entscheider bereits dazu, RPA als “nicht interessant für uns” oder “zu teuer” anzusehen. Diese Argumentation folgt oft der Logik, dass der Entscheider nur das bewertet, was er sieht und weniger das, was er nicht sieht und damit nur schwer wertschätzen kann.

Stabilität und Verlässlichkeit sind Grundvoraussetzung eines jeden Robots für den Roll-out. Diese lassen sich durch verschiedene best practice Techniken deutlich steigern. Wichtig ist aber auch, dass Robots mit der Organisation und den technischen Veränderungen mitwachsen. Und tatsächlich müssen die kleinen Helfer auch gelegentlich gewartet oder repariert werden – so werden selbst Robots mit der Zeit erwachsen!

Die Steuerung verschiedener Software hat per se bereits einen Wert, weil hierdurch eine Durchlässigkeit von Daten geschaffen werden kann, die sonst mangels Application Programming Interface (API = Programmierschnittstellen) nicht gegeben wäre. API Verbindungen sind zwar grundsätzlich die stabilere Variante, aber deren Einrichtung oder sogar Programmierung braucht grundsätzlich einen IT-Fachmann. In der Realität sind zwar Microsoft Produkte sehr gut integriert, aber es gibt noch immer viele Softwarelösungen ohne geeigneter offener API – beispielsweise DATEV und Caseware.

Was macht nun den Wert von RPA aus, hier einige Beispiele:

• ein Robot baut automatisierte Brücken zwischen verschiedenen Programmen, um Daten durchzuleiten und abzugleichen, was sonst nur  statisch und zeitaufwendig über Export-Import Funktionen möglich wäre
• kombiniert Daten aus verschiedenen Systemen mit Eingaben vom Mitarbeiter
• liest Rechnungen und Dokumente, klassifiziert diese und extrahiert relevante Daten u.a. mittels Machine Learning und RegEx Verfahren
• kann Daten mit Informationen aus externen Quellen anreichern
• verwendet die Daten in verschiedenen Systemen, Excel oder Word
• trägt die Daten zusammen und erstellt hieraus z.B. Excellisten
• beobachtet das Outlook Postfach und gibt eingehende Rechnungen direkt in die Buchhaltung weiter, indem PDF Rechnungen im vorgesehenen Verzeichnis abgelegt werden um sie mit dem nächsten Robot weiter zu verarbeiten
• meldet automatisiert Fehler an die IT
• …

Das war der erste Teil.

Wer jetzt mehr wissen möchte, wie RPA für die Wirtschaftsprüfung eingesetzt werden kann, der findet hier den zweiten Teil:   RPA Blog Teil 2

Und hier findet ihr am Ende ein paar Demo Videos, wie RPA in der Praxis aussehen kann: robobee

Übrigens – robobee entwickelt standardisierte RPA Lösungen für die Wirtschaftsprüfung und begleitet den Aufbau der RPA Governance. Bei Interesse gerne hier einen Termin auswählen etermin.net/auditbee