20. Oktober 2020

Was ist eigentlich RPA und wie kann mir ein Roboter lästige Arbeit abnehmen?

RPA – Robotic Process Automation – steht für die Automatisierung von digitalen Prozessen innerhalb und über verschiedene Softwarelösungen hinaus.

Ein Software-Roboter wird mit RPA Lösungen wie UiPath entwickelt und kann andere Software wie ein Mensch anhand des grafischen User Interfaces (GUI bzw UI) bedienen. Damit der Robot funktioniert, werden ihm grundsätzlich erst der Ablauf des Prozesses und die einzelnen Aktionen mit Hilfe von UiPath Aktivitäten beigebracht. Anfangs übernimmt der Robot nur eine kleine Abfolge von Aktionen (Sequenz) und später immer mehr Teile eines Prozesses.

Die Nutzung des UI über diverse Software ist eine große Stärke von RPA, aber auch deren größte Schwäche – dazu später mehr.

Wenn ein Roboter seine Arbeit verrichtet und die ihm vorgegebenen Aktionen ausführt ist es, als wenn ein Film im schnelldurchlauf abgespielt wird. Doch der Roboter bedient andere Software nicht nur sichtbar über das UI. RPA Software nutzt auch die verborgenen technischen Schnittstellen – das Application Programming Interface (API). Dadurch kann z.B. Excel für diverse Zwecke vom Robot genutzt werden ohne das es  gestartet wird.

Manche Arbeit lässt sich vollständig von Anfang bis Ende automatisieren (Unattended Automation). Andere Aufgaben erfordern die Interaktion zwischen dem Menschen und dem Robot (Attended Automation) – z.B. wird der Mensch um Eingaben gebeten oder hat einzelne Prozessschritte zu kontrollieren, bevor der Robot weiterläuft.

Automatisierung von Prüfungssoftware und Excel

In der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung gibt es ebenso viele Use Cases wie auf Seite der Unternehmen. Große Erleichterungen und spürbare Entlastung bringt RPA dort, wo bestimmte Routinen bestehen – d.h. Mitarbeiter machen etwas immer wiederkehrend nach einem ähnlichen Ablauf – klicken, kopieren, einfügen, speichern, drucken, versenden.

Bezogen auf die Prüfung gibt es z.B. immer folgenden einfachen aber wiederkehrenden Prozess: Jahreswechsel – Bereinigung – Saldenimport – Kontenzuordnung

Leider bieten nicht alle Prüfungssoftwarelösungen wie Audicon CaseWare oder DATEV den gleichen Komfort. Deswegen ist es bislang Aufgabe der Assistenten und Praktikanten, die einzelnen Mandanten jährlich vorzurollen und vorzubereiten. Je nach Mandatsanzahl müssen hierfür einige Stunden oder sogar Tage aufgewendet werden – Zeit, die besser bereits in die Prüfungsplanung und Abstimmung mit dem Mandanten investiert werden kann.

Mit RPA lassen sich nun mache dieser Tätigkeiten Voll- und die anderen zumindest Teilautomatisieren, d.h. der Robot ist hier noch auf bestimmte Eingaben angewiesen.

auditbee Robots bietet eine erste Starthilfe mit dem RPA audit Toolbox für Audicon CaseWare – die Bots in der Toolbox übernehmen nach entsprechender Einrichtung den Jahreswechsel, können Salden importieren und diese anhand von SKR Standardkontenrahmen zumindest grob zu Standardpositionen zuordnen. Daneben lässt sich auch anfangs die CaseView Datei zur Wesentlichkeitsbestimmung  befüllen und auch die IDW Vollständigkeitserklärung lässt sich mit RPA vorbereiten.

Mehr zur RPA Toolbox unter auditbee Robot

Rechnungslegungsrelevante Prozesse unter Einsatz von Bots

Unternehmen nutzen RPA für wiederkehrende Aufgaben, weil sich hier der Einsatz am meisten rentiert. Allerdings geht es vielen Unternehmen nicht nur um Chatbots und Customer Service, sondern RPA kommt zunehmend in rechnungslegungsrelevanten Prozessen zum Einsatz. Was bedeutet das für den Prüfer?

Er kann zukünftig sein Verständnis über Prozesse nicht nur allein anhand von Befragungen der Mitarbeiter und der Beobachtung von Prozessen bilden, sondern muss auch die Funktionsweise der Robots verstehen, die bestimmte Tätigkeiten teilweise unsichtbar und gemonitort durch permanenten Systemkontrollen (Ampel: grün, keine Fehler, rot, Fehler bei der Verarbeitung) durchführen.

Beispiel 1: Faktura 

Die Faktura, d.h. das schreiben, versenden und buchhalterische erfassen einer Rechnung erfolgt bereits systemgestützt anhand der Daten im ERP, aber dennoch sind es noch Mitarbeiter, die für die Bearbeitung verantwortlich sind und die notwendigen Menüpunkte im System ausführen.

Bislang war eine wichtige Kontroll- und Funktionsprüfung, wie die Daten aus dem System in die  Rechnung gelangen und am Ende die Verbuchung erfolgt. Wichtig hier sind u.a. Eingabekontrollen, Freigaberegelungen und der Abgleich mit Lieferscheinen. Durch den Robot entfallen viele sichtbare Kontrollen – dennoch muss der Prüfer eine Alternative finden, um die vollständige Verarbeitung und Abrechnung aller Lieferungen und Leistungen zu überprüfen.

Beispiel 2: Rechnungseingangsprüfung

Oftmals führt der Einsatz von RPA in der Rechnungseingangsprüfung zu einer noch größere Entlastung, als bei der Faktura. Jedoch ist hier die Einrichtung von RPA deutlich komplexer. Der Grund: Derzeit kommen trotz aller Digitalisierung Eingangsrechnungen über verschiedene Kanäle, an diversen Stellen und auch in verschiedenen Formaten bei einem Unternehmen an. Das heißt, vor der eigentlichen Prozessmodellierung mit RPA gilt es, die Komplexität und so auch die Vielzahl an möglichen Prozessvarianten zu reduzieren. Hilfreich ist z.B. die ausschließliche Annahme digitaler PDF Rechnungen an eine bestimmte Adresse – z.B. ein zentrales Mail Postfach.

Wenn diese Hürde genommen ist, dann kann ein Robot z.B. EMails nach Empfänger gruppieren, PDF Anhänge speichern und diese per OCR auslesen. In einem zweiten Schritt lassen sich die erfassten Daten zum Rechnungssteller und Positionen mit ggf. dem separat per OCR ausgelesenen Lieferschein und auch mit den internen Bestelldaten und Preisen abgleichen. Auch hier ist am Ende der Prüfer gefragt, der anstatt von Kontierungsstempeln und Handzeichen zukünftig erst einmal nur den Output in Form der Buchungsdaten sieht. Der Bot darf aber keine Black Box sein, sondern ist anstatt des menschlichen Prozesses zu überprüfen.

Ein Robot funktioniert – oder nicht. Daher ist grundsätzlich bei rechnungslegungsrelevanten Prozessen mindestens eine permanent laufende Systemkontrolle unerlässlich – diejenige, die die Verarbeitung aller Stapel des Robots überwacht!

Stärken und Schwächen von RPA

Auch ein Robot ist nicht perfekt!

Die Ergebnisse und Erleichterungen von RPA sind sofort spürbar – aber es kostet anfangs häufig mehr Zeit als gedacht, einen Robot einzurichten

• einerseits wird dem Entwickler teilweise erst bei der Modellierung klar, dass der bisherige Prozess nicht der effizienteste ist. RPA automatisiert somit nicht nur einen Prozess, sondern fängt bei der Modellierung an und führt so oft auch zu einer Verbesserung der bisherigen Abläufe.
• andererseits ist der entwickelte Ablauf immer wieder in der realen Umgebung zu testen und zu optimieren. Nur so ist gewährleitstet, dass auch in der Praxis der Robot seine Arbeit erledigen kann.

Wie angedeutet haben RPA und der Robot auch ein paar fundamentale Schwächen, die zwar durch diverse Szenarien und KI abgemildert aber nicht immer alle beseitigt werden können. Ein Robot bearbeitet immer nur die Ihm vorgegebenen Aktivitäten. Diese Aktivitäten beziehen sich wiederum auf ein bestimmtes UI Element, einen Bereich auf dem Bildschirm und eine feste Abfolge. Im Falle, dass u.a.

• sich das UI durch Software Updates ändert
• Andere Systeme unerwartete Meldungen – z.B. Updates – ausgeben
• das das zu bedienende System nicht schnell genug reagiert (Timeout)

wird ein Robot leicht aus der Bahn geworfen und bringt ihn zum Abbruch. Wichtig ist somit ein permanentes Monitoring der Aktivitäten des Robot. Außerdem sind bei dessen Design ausreichend neue Startpunkte zu implementieren, um den ihn wieder nahe der Abbruchstell neu starten zu können.

Ein neues UI Design erfordert fast immer, den Robot neu zu konfigurieren. Dagegen können Timeout Probleme z.B. durch Reply Schleifen gelöst werden. Unerwartete Meldungen sind möglichst vorher zu beseitigen, indem vor dem Start alle anderen Programme geschlossen werden.

Ausblick

RPA ist die Technologie der Gegenwart und Zukunft, mit der Unternehmen Ihre Mitarbeiter in vielen Bereichen zeitlich entlasten können.

Gerade im Bereich der Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung mit fachlich hoch qualifizierten Mitarbeitern bietet RPA viel Potenzial, um knappe zeitliche Ressourcen freizusetzen und diese für wertschöpfendere Tätigkeiten und der Kommunikation mit dem Mandanten einzusetzen.